Sprawozdanie finansowe spółki to dokument, który stanowi kluczowy element w ocenie kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Przygotowanie tego dokumentu wymaga spełnienia określonych norm prawnych oraz zastosowania odpowiednich zasad rachunkowości. W niniejszym artykule przyjrzymy się, jak sporządzić sprawozdanie finansowe, kto jest za to odpowiedzialny i jakie są konsekwencje niezłożenia go na czas.
Co to jest sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe to dokument, który przedstawia sytuację finansową przedsiębiorstwa. Zawiera informacje o majątku, dochodach oraz aktywach firmy i obejmuje konkretny okres, zazwyczaj rok obrotowy. Sporządzane jest zgodnie z zasadą wiernego i rzetelnego obrazu, co oznacza, że dane muszą być prawdziwe i dokładne. Sprawozdanie finansowe pełni rolę informacyjną i jest istotnym narzędziem dla wspólników oraz organów nadzorczych.
Kluczowe elementy, które powinno zawierać sprawozdanie finansowe, to:
- Bilans – prezentuje aktywa i pasywa firmy na dzień bilansowy,
- Rachunek zysków i strat – zawiera przychody, koszty oraz wynik finansowy,
- Informacje dodatkowe – objaśnienia dotyczące zasad rachunkowości i istotnych zdarzeń po dniu bilansowym.
Kto jest odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego?
Obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego spoczywa na osobach zarządzających firmą, określanych jako kierownicy jednostki. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są to członkowie zarządu. Nawet jeśli prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało zlecone zewnętrznemu biuru rachunkowemu, odpowiedzialność za prawidłowość sprawozdania pozostaje po stronie zarządu. W 2026 roku sprawozdanie finansowe może podpisać jeden członek zarządu, pod warunkiem, że uzyska oświadczenia od pozostałych członków, że dokument spełnia wymagania ustawy o rachunkowości.
Kiedy i gdzie złożyć sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe powinno być sporządzone w terminie do trzech miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, co zazwyczaj oznacza do 31 marca. Następnie musi zostać zatwierdzone w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego, czyli do 30 czerwca. Dokumenty należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w ciągu 15 dni od zatwierdzenia. Proces składania odbywa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem systemu eKRS, co jest bezpłatne dla przedsiębiorców wpisanych do KRS, pod warunkiem, że zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji.
Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania na czas?
Niezłożenie sprawozdania finansowego w ustawowym terminie może skutkować poważnymi konsekwencjami. KRS może nałożyć grzywnę na członków zarządu, sięgającą do 15 000 złotych. W ekstremalnych przypadkach brak złożenia sprawozdania przez dwa kolejne lata obrotowe może prowadzić do rozwiązania spółki bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Niezłożenie sprawozdania może również obciążyć członków zarządu odpowiedzialnością za powstałe szkody.
Jak sporządzić sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe sporządza się wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z formatem określonym przez Ministerstwo Finansów. Dokumenty muszą być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. W procesie przygotowania sprawozdania finansowego ważne jest, aby stosować się do zasad rachunkowości i uwzględniać wszystkie wymagane elementy, takie jak bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe.
Jakie dokumenty należy dołączyć?
Do sprawozdania finansowego należy dołączyć dodatkowe dokumenty, takie jak:
- Uchwała o zatwierdzeniu dokumentów sprawozdania,
- Sprawozdanie z działalności (jeśli jest wymagane),
- Opinia biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe musi być podpisane elektronicznie przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeśli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wystarczy podpis jednej osoby, pod warunkiem uzyskania oświadczeń od pozostałych. Podpisanie sprawozdania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym zapewnia jego prawomocność.
Jakie są sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Niezłożenie sprawozdania finansowego wiąże się z sankcjami, które mogą obejmować:
- Grzywnę od 10 do 720 stawek dziennych,
- Kara ograniczenia wolności do 2 lat,
- Zastosowanie trybu przymuszającego,
- Rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS.
Przepisy nie przewidują żadnych wyjątków dotyczących sytuacji losowych, takich jak awarie systemu czy brak prądu.
Jak złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego?
Spółki, które nie muszą sporządzać sprawozdań finansowych, zobowiązane są do złożenia oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia tego dokumentu. Oświadczenie to należy złożyć drogą elektroniczną w systemie eKRS. Ważne jest, aby spełniać określone kryteria, takie jak przychody poniżej 2,5 mln euro i brak prowadzenia pełnej księgowości, aby móc skorzystać z tego zwolnienia.
Co warto zapamietać?:
- Sprawozdanie finansowe to kluczowy dokument oceniający kondycję finansową przedsiębiorstwa, zawierający bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe.
- Obowiązek sporządzenia sprawozdania spoczywa na kierownikach jednostki, a w przypadku spółek z o.o. na członkach zarządu.
- Termin na sporządzenie sprawozdania to 3 miesiące po zakończeniu roku obrotowego (do 31 marca), a zatwierdzenie musi nastąpić do 30 czerwca.
- Niezłożenie sprawozdania w terminie może skutkować grzywną do 15 000 zł oraz rozwiązaniem spółki po dwóch latach braku złożenia.
- Sprawozdanie musi być złożone elektronicznie w systemie eKRS, a do dokumentu należy dołączyć uchwałę o zatwierdzeniu oraz, jeśli wymagane, opinię biegłego rewidenta.
