Kiedy oddać zarządzanie dokumentami zewnętrznej firmie?

Obieg dokumentów w firmie ma bardzo duże znaczenie dla poprawności oraz płynności wszystkich procesów – od kadrowych, aż po produkcję i dystrybucję. Prawidłowe i bezpieczne zarządzanie dokumentami w firmie może uchronić od błędów i stresujących sytuacji. A zastosowanie nowoczesnych technologii pozwoli zaoszczędzić czas na czynnościach związanych z wprowadzeniem, przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentów.

Na czym polega zarządzanie dokumentacją w firmie?

Na proces zarządzania dokumentami składa się wiele różnorodnych czynności. Wymienić można tutaj:

• przechowywanie,

• archiwizację, 

• digitalizację,

• niszczenie. 

Gromadzenie danych w sposób uporządkowany i tworzenie katalogów ze spisem dokumentów ma na celu uporządkowanie dokumentacji firmowej. A to z kolei wpływa pośrednio na poprawę efektywności wszystkich procesów w przedsiębiorstwie oraz na zwiększenie bezpieczeństwa danych osobowych i handlowych.

Celem archiwizacji dokumentów jest ich przechowywanie w sposób uporządkowany przez okres wymagany prawnie. Dotyczy to np. faktur, umów handlowych lub danych medycznych. Po ustalonym czasie przechowywania dokumenty mogą zostać zniszczone.

Digitalizacja dokumentów polega na ich skanowaniu, indeksowaniu i wprowadzaniu do systemu w formie cyfrowej. Dzięki temu można łatwiej i szybciej znaleźć, a następnie udostępnić dokumentację, a także zredukować koszty związane z tradycyjnym przechowywaniem dokumentów. Co więcej, przejście na elektroniczną formę dokumentów jest działaniem proekologicznym.

Zarządzanie dokumentami a outsourcing – czy to się opłaca?

Średnie i duże przedsiębiorstwa generują ogromną liczbę dokumentów – faktur, umów, akt osobowych czy też pism urzędowych, dlatego prawidłowe zarządzanie dokumentacją w takim wypadku jest niezwykle istotne. Bez profesjonalnie działającego systemu, zadanie może być utrudnione i narażone na błędy lub niedociągnięcia, których skutkiem może być strata finansowa, zastój w procesach, a nawet problemy z prawem.

Partnerska współpraca z firmą zewnętrzną, zajmującą się zarządzaniem dokumentacją w firmie, jest więc idealnym rozwiązaniem i właśnie taka oferta znajduje się na stronie https://procesy-biznesowe.impel.pl/zarzadzanie-dokumentami/. W ramach umowy można liczyć na digitalizację dokumentacji, łatwy i szybki dostęp do zindeksowanych zbiorów, archiwizację dokumentów przez wymagany okres oraz zniszczenie przedawnionych danych.

Wiele mówi się o korzyściach ze współpracy z outsourcerem w przypadku dużych przedsiębiorstw, ale również małe firmy powinny rozważyć taką opcję. Zarządzanie dokumentacją w firmie, ich digitalizacja czy też archiwizacja uwolnią miejsce w siedzibie firmy, zwiększą wydajność procesów, a nawet przyspieszą księgowanie środków finansowych. Po upływie wymaganego czasu przechowywania wszystkie dane zostaną zniszczone w trosce o bezpieczeństwo danych i zgodnie z aktualnymi przepisami prawnymi. Warto zaznaczyć, że klient przez cały okres przechowywania dokumentów w magazynach partnera ma do nich dostęp. Dane mogą zostać udostępnione w systemie lub na miejscu.